Regulamin

Zasady pracy komisji

Na poszczególnych etapach naboru zgłoszenia będą oceniane formalnie i merytorycznie (zobacz załączniki KARTY OCENY). Ocenę formalną przeprowadzą przedstawiciele zespołu Inkubatora, tj. specjalista ds. pracy innowatorów i prac komisji, specjalista ds. facylitacji procesów grantowych, analiz formalnych i walidacji danych dla Grantobiorców oraz opiekun innowatora, pod nadzorem kierownika projektu.

OCENA FORMALNA

Listy intencyjne/Pogłębione Opisy Pomysłów/Specyfikacje Innowacji, złożone w wyznaczonym terminie, na obowiązujących formularzach, zostaną poddane ocenie formalnej. W sytuacji wystąpienia drobnych formalnych lub oczywistych omyłek istnieje możliwość ich uzupełnienia. O ewentualnych brakach w zgłoszeniu powiadomimy Pomysłodawców i wezwiemy, do ich uzupełnienia w terminie 5 dni roboczych. Powiadomienie wyślemy drogą elektroniczną na adres e-mail wskazany przez pomysłodawcę. Jeżeli pomimo upływu wyznaczonego terminu dokumenty nie zostaną uzupełnione lub poprawione albo zostaną uzupełnione lub poprawione w zakresie niezgodnym z wezwaniem, zgłoszenie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia. Od decyzji o pozostawieniu bez rozpatrzenia odwołanie już nie przysługuje. Ostatecznie wszystkie kryteria formalne muszą być spełnione, aby dokumenty zostały poddane ocenie merytorycznej.

Publikacja wyników oceny formalnej

Po każdym etapie konkursu opublikujemy na stronie internetowej Inkubatora listę Pomysłodawców zakwalifikowanych do oceny merytorycznej i listę Pomysłodawców odrzuconych na etapie oceny formalnej. Zestawienie będzie zawierać: numer zgłoszenia, imię nazwisko/nazwę pomysłodawcy, wynik oceny formalnej, przyczynę odrzucenia. Pomysłodawcy zakwalifikowani do kolejnego etapu otrzymają również powiadomienie mailowe. Pomysłodawcy, którzy zostaną odrzuceni na etapie oceny formalnej, mogą w formie pisemnej odwołać się od oceny w terminie do 7 dni roboczych od opublikowania wyników. Odwołania rozpatrzymy w terminie 7 dni roboczych od otrzymania odwołania.

OCENA MERYTORYCZNA

Oceny merytorycznej zgłoszeń na każdym etapie, dokona bezstronna Komisja, złożona z 6 niezależnych ekspertów. W jej skład wejdzie 4 ekspertów zewnętrznych różnych dyscyplin (1) ochrona zdrowia, zdrowie publiczne, opieka długoterminowa, geriatria 2) pomoc społeczna, włączenie społeczne i integracja zawodowa, 3) ekonomia społeczna, 4) instytucje publiczne, administracja, samorządność i organizacje pozarządowe 5) projektowanie uniwersalne, innowacyjne dostosowania przestrzeni, projektowanie przedmiotów dnia codziennego, czy 6) technologie cyfrowe, innowacje TIK, rzeczywistość wirtualna). Profil ich doświadczenia zawodowego, wiedzy i kompetencji, zostanie dobrany w zależności od kierunków i obszarów, w których zostaną zgłoszone pomysły, niemniej wymagamy min. 2 lat doświadczenia w dziedzinie naboru lub 2 lat doświadczenia w inkubowaniu pomysłów lub potwierdzonego udziału jako ekspert oceniający projekty społeczne, min. 2 konkursach. Eksperci wewnętrzni z zespołu Inkubatora będą posiadali takie samo doświadczenie jak eksperci zewnętrzni. Zewnętrzni eksperci zostaną wyłonieni w ramach zapytań ofertowych prowadzonych zgodnie z zasadą konkurencyjności. Wszyscy członkowie Komisji oraz przedstawiciele Inkubatora podpiszą oświadczenie o braku konfliktów interesów (zobacz załącznik nr 14 OŚWIADCZENIE O BEZSTRONNOŚCI). Zadbamy, żeby ekspert, który zrezygnuje z udziału w pracach komisji został zastąpiony osobą o zbliżonych kompetencjach. Każde zgłoszenie (na wszystkich etapach naboru) będzie oceniane przez 2 członków Komisji. W przypadku uzyskania sprzecznych/rozbieżnych ocen – zgłoszenia te zostaną przekazane do dodatkowej oceny trzeciemu członkowi/trzeciej członkini Komisji. Na wszystkich etapach oceny członkowie Komisji przedstawią pisemne uzasadnienie oceny dla każdego z kryteriów formalnych i merytorycznych (zobacz załączniki WZORY KART OCENY). Spotkania Komisji dostosujemy do poszczególnych terminów poszczególnych etapów naboru i mogą odbywać się stacjonarnie w wyznaczonym przez Inkubator miejscu lub przy użyciu kanałów audiowizualnych (Skype, Teams, Zoom itp.). Członków Komisji zobowiążemy do nieujawniania przebiegu i wyniku pracy Komisji.

Publikacja wyników oceny merytorycznej

Po każdym etapie oceny merytorycznej opublikujemy zestawienie zgłoszeń zawierające: nadany numer, imię nazwisko/nazwę Pomysłodawcy, wynik punktowy oceny merytorycznej, informację o tym, czy zgłoszenie jest przyjęte do dalszego etapu, czy odrzucone. Komisja może zdecydować o stworzeniu listy rezerwowej na wypadek ewentualnych rezygnacji zakwalifikowanych pomysłodawców. Pomysłodawcom, którzy zakwalifikują się do kolejnych etapów wyślemy indywidualne maile z informacją o wynikach.

Dodatkowo na etapie oceny merytorycznej specyfikacji innowacji, jeśli Komisja uzna, że budżet (harmonogram rzeczowo-finansowy) nie jest adekwatny, skieruje go (i w związku z tym także Specyfikację innowacji) do poprawy. Komisja Konkursu przedstawi Innowatorom informację o konieczności wprowadzenia zmian budżetowych wraz ze wskazówkami do ich wprowadzenia. Jeśli będzie to konieczne, Pomysłodawcy otrzymają dodatkowe wsparcie ze strony zespołu Inkubatora we wprowadzeniu zmian. Jeśli jest to możliwe na podstawie przedstawionych uwag, Pomysłodawcy wprowadzą zmiany w terminie 7 dni roboczych. Jeśli nie wprowadzą poprawek lub jeśli wprowadzenie poprawek wymaga dalszych uzgodnień – będą one uzgadniane w trybie negocjacji z 2 przedstawicielami zespołu Inkubatora, którzy kierują się wytycznymi Komisji w tym zakresie. W takim wypadku sporządzimy notatkę z negocjacji, która musi zostać zaakceptowana przez obie strony w terminie 7 dni roboczych od jej sporządzenia. Brak akceptacji notatki przez Innowatorów jest równoznaczny z wycofaniem się z dalszej procedury oceny innowacji. Lista zmian na liście rankingowej (w zakresie wysokości dofinansowania) przedstawimy Komisji do akceptacji. W wyjątkowych wypadkach braku akceptacji Komisji dla kształtu notatki z negocjacji – procedura będzie powtórzona tylko raz. Nie ma możliwości odwołania się od ostatecznej akceptacji/braku akceptacji wysokości dofinansowania przyznanego przez Komisję. Ostateczną lista Grantobiorców zatwierdzi Komisja.